En tant qu'auditeur assigné, vous avez la tâche de réaliser un audit. Lors de l'audit, vous indiquez quelles personnes ont été interrogées, décrivez la situation pour chaque question et pouvez ajouter des informations supplémentaires, des explications ou des fichiers via des champs additionnels. Les éventuelles déviations sont également enregistrées.
Suivez ces étapes
Cliquez sur Audits dans la barre de menu puis sélectionnez de nouveau Audits pour ouvrir la vue d'ensemble de tous les audits auxquels vous êtes assigné en tant qu'auditeur.
- Cliquez sur l'audit auquel vous souhaitez répondre. Sur l'écran de détails, vous verrez toutes les informations concernant l'audit, telles que la date limite, les explications et l'auditeur principal.
- Ouvrez l'onglet Questionnaire.
Utilisez à gauche le panneau de navigation de l'audit pour naviguer dans l'audit. Vous pouvez ouvrir et fermer les catégories et accéder directement à une question spécifique.
Répondez aux questions de l'audit à droite. La fenêtre des questions comprend notamment :
a. Progression de l'audit : montre combien de questions ont déjà été répondues.
b. Audités : enregistrez quelles personnes ont été interrogées.
c. Catégorie : les questions sont regroupées en catégories et sous-catégories.
d. Explication de la question : explication supplémentaire si disponible.
e. Question ou sous-question : questions supplémentaires selon votre réponse.
f. Réponse : saisissez du texte ou sélectionnez Oui / Non / N/A.
g. Explication de la réponse : ajoutez une explication supplémentaire ou une déviation.
h. Fichiers : ajoutez des preuves.Cliquez sur Explication pour ajouter un remarque ou une anomalie constatée et enregistrez-le.
Cliquez sur Fichiers, choisissez les fichiers que vous souhaitez ajouter et enregistrez-les comme preuve.
Une fois toutes les questions répondues, soumettez l'audit via le bouton Soumettre. Après la soumission, l'audit ne peut plus être modifié.
L'audit soumis est rejeté
L'auditeur principal peut approuver ou rejeter le questionnaire rempli. Un rejet peut survenir en cas de réponses incomplètes, d'annexes manquantes ou lorsqu'une explication requise fait défaut. Dans ce cas, vous recevrez un e-mail avec la raison du rejet. Vous pouvez modifier l'audit et le soumettre à nouveau.