Het correct instellen van compliance vraagt meer dan het aanduiden van een status. Door vooraf duidelijke afspraken te maken over beoordeling, documentatie en opvolging, zorg je voor consistente beoordelingen, duidelijke verwachtingen en betere samenwerking.
Waarom duidelijke afspraken cruciaal zijn
Zonder duidelijke afspraken ontstaan snel verschillen in aanpak. Beoordelingen worden anders geïnterpreteerd en niet overal even sterk onderbouwd. Dat maakt compliance moeilijker te beheren én te verantwoorden.
Door binnen je organisatie vast te leggen hoe compliance wordt beoordeeld en vastgelegd, verhoog je de kwaliteit en consistentie van de opvolging.
Wat je best vooraf afspreekt
-
Hoe compliance wordt beoordeeld
Leg vast op basis van welke criteria gebruikers compliance beoordelen. Werk bij voorkeur met standaardparameters voor een uniforme en objectieve beoordeling. -
Welke statussen je gebruikt
Spreek duidelijk af wanneer iets als compliant, gedeeltelijk compliant, niet compliant of niet relevant wordt beschouwd. -
Hoe compliance wordt onderbouwd
Bepaal welke bewijsstukken en minimale toelichting verwacht worden per beoordeling. -
Hoe je omgaat met wijzigingen in wetgeving
Behandel wijzigingen pas nadat de oorspronkelijke wetgeving inhoudelijk beoordeeld werd. Is er nog geen nulmeting gebeurd, zet wijzigingen tijdelijk op niet relevant en afgerond. -
Hoe vaak je opvolgt
Leg vaste momenten vast om nieuwe en gewijzigde wetgeving op te volgen, eventueel via maandelijkse e-mailupdates.
Tip
Werk met vaste beoordelingsparameters. Dat verhoogt de consistentie, versnelt het proces en maakt rapportering transparanter.
Voorbeeld: compliance beoordelen en onderbouwen
In dit voorbeeld wordt de compliancestatus ingesteld op 60%. In de toelichting wordt duidelijk beschreven welke maatregelen al geïmplementeerd zijn en waar nog verbetering nodig is.
Op basis van deze beoordeling worden concrete opvolgtaken aangemaakt. Zo blijft duidelijk welke acties nog nodig zijn om de compliance verder te verhogen.
Voorbeeld van een beoordelingsschaal
100% – Volledig aantoonbaar geïmplementeerd, proces up‑to‑date.
80% – Volledig aantoonbaar geïmplementeerd, review noodzakelijk.
60% – Deels geïmplementeerd, proces up‑to‑date.
40% – Deels geïmplementeerd, review noodzakelijk.
20% – Deels bestaande documentatie, proces nog niet gevalideerd.
0% – Geen aantoonbare implementatie.
Je kan deze schaal aanpassen aan je eigen werking, zolang de betekenis van elke score duidelijk is en consequent wordt toegepast.