Bedrijfseigen documenten zijn verplichtingen die bovenop de reguliere wet- en regelgeving komen en specifiek gelden voor jouw organisatie, locatie en/of bedrijfsactiviteit.
Wat zijn bedrijfseigen documenten?
Bedrijfseigen documenten zijn verplichtingen die aanvullend zijn op de reguliere wet- en regelgeving en organisatie-specifiek gelden.
Voorbeelden hiervan zijn:
- Vergunningen
- Meldingen activiteitenbesluit
- Terreinregels
- Convenanten
Je kunt deze documenten als PDF laten opnemen of volledig geïntegreerd, inclusief koppelingen naar relevante wet- en regelgeving.
Let op
Voor de Belgische databank is het momenteel niet mogelijk om bedrijfseigen documenten aan te bieden. Het is wel de bedoeling dat deze functionaliteit in de toekomst beschikbaar wordt.
Waarom bedrijfseigen documenten opnemen?
Een actueel overzicht van bedrijfseigen documenten is cruciaal om aantoonbaar compliant te zijn.
Het ondersteunt communicatie en besluitvorming binnen jouw organisatie en richting stakeholders.
Door deze verplichtingen op te nemen in Pharius beheer je alles vanuit één centrale bron.
Documenten laten opnemen
De redactie van Lexerta zorgt voor de integratie van jouw document in Pharius.
Volledig geïntegreerde documenten worden voorzien van koppelingen naar relevante wet- en regelgeving en andere documenten.
Kies je voor een PDF, dan wordt het document statisch opgenomen zonder tekstuele koppelingen.
Aanleveren van documenten
Afhankelijk van de gewenste verwerking kun je de volgende documenttypes aanleveren:
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Scans
Een ander type document? Neem gerust contact op via info@rdmg.nl.
Doorlooptijd
De doorlooptijd wordt altijd in overleg bepaald en is afhankelijk van de hoeveelheid en complexiteit van de documenten.
Volledig geïntegreerde documenten worden doorgaans binnen enkele weken opgenomen. PDF-documenten kunnen sneller worden verwerkt.
Actualiseren van documenten
Jouw organisatie is zelf verantwoordelijk voor het doorgeven van wijzigingen.
Deze wijzigingen worden verwerkt zoals reguliere wet- en regelgeving, zodat een duidelijke historie behouden blijft.
Veilig en afgeschermd
Bedrijfseigen documenten zijn alleen zichtbaar binnen de door jou ingestelde registers. Je kunt rechten toekennen zodat documenten niet voor alle accounts zichtbaar zijn.