Configurer correctement la conformité demande plus que de simplement indiquer un statut. En établissant des accords clairs à l'avance concernant l'évaluation, la documentation et le suivi, vous assurez des évaluations cohérentes, des attentes claires et une meilleure collaboration.
Pourquoi des accords clairs sont cruciaux
Sans accords clairs, des différences d'approche apparaissent rapidement. Les évaluations sont interprétées différemment et ne sont pas toujours solidement étayées. Cela rend la conformité plus difficile à gérer et à justifier.
En définissant au sein de votre organisation comment la conformité est évaluée et documentée, vous augmentez la qualité et la cohérence du suivi.
Ce qu’il est préférable de convenir à l’avance
- Comment la conformité est évaluée
Définissez sur quels critères les utilisateurs évaluent la conformité. Préférez travailler avec des paramètres standard pour une évaluation uniforme et objective. - Quels statuts vous utilisez
Précisez clairement quand quelque chose est considéré comme conforme, partiellement conforme, non conforme ou non pertinent. - Comment la conformité est étayée
Déterminez quelles preuves et quelle explication minimale sont attendues pour chaque évaluation. - Comment vous gérez les changements législatifs
Traitez les modifications uniquement après avoir évalué le contenu de la législation initiale. Si aucune mesure de référence n’a encore été réalisée, marquez temporairement les modifications comme non pertinentes et clôturées. - À quelle fréquence vous effectuez le suivi
Établissez des moments fixes pour suivre les nouvelles législations et les modifications, éventuellement via des mises à jour par e-mail mensuelles.
Conseil
Travaillez avec des paramètres d’évaluation fixes. Cela augmente la cohérence, accélère le processus et rend les rapports plus transparents.
Exemple : évaluer et étayer la conformité
Dans cet exemple, le statut de conformité est fixé à 60%. L’explication décrit clairement quelles mesures ont déjà été mises en œuvre et où des améliorations sont encore nécessaires.
Sur la base de cette évaluation, des tâches concrètes de suivi sont créées. Cela permet de garder une vision claire des actions encore nécessaires pour améliorer davantage la conformité.
Exemple d’une échelle d’évaluation
100 % – Entièrement mis en œuvre de manière démontrable, processus à jour.
80 % – Entièrement mis en œuvre de manière démontrable, revue nécessaire.
60 % – Partiellement mis en œuvre, processus à jour.
40 % – Partiellement mis en œuvre, revue nécessaire.
20 % – Documentation partiellement existante, processus pas encore validé.
0 % – Aucune mise en œuvre démontrable.
Vous pouvez adapter cette échelle à votre propre fonctionnement, tant que la signification de chaque score est claire et appliquée de manière cohérente.